Vinkkejä tilaajalle

Tilaisuutesi vaatii lain mukaan ilmoittamaan tapahtumasta Teostoon. Yllä olevien linkkien kautta pääset suoraan tekijänoikeustoimijoiden sivuille.

*************************************************************************************************************************************

Ohjelman tilaaminen

Ohjelman tilaaminen tapahtumaan on periaatteessa hyvin yksinkertaista, mutta tiettyjä asioita on syytä huomioida jo ennen tarjouspyynnön laittamista ja varautua joihinkin seikkoihin varauksen tapahduttua.

Nyrkkisääntönä esiintyjää valitessa voi pitää sitä, että mitä "kuumempi" hahmo tai nimi juuri sillä hetkellä on, niin se vaikuttaa suoraan myös saatavuuden lisäksi esiintyjän hinnoitteluun.
Suomessa on paljon ammattimaisia esiintyjiä eri sektoreilta ja eri hintaluokissa - siksi on hyvä jos ilmoitat meille esiintymisen budjetin. Täten voimme tarjota juuri haluamassasi hintaluokassa olevia esiintyjiä. Kaikki esiintyjät eivät ole esittelyssä nettisivuillamme joten saat tarjouksia myös ns.hiljaisesta tietokannastamme.

Esiintymisen lisäksi kustannuksia saattaa aiheuttaa mm. äänentoiston järjestäminen esitystä varten - kaikilla esiintyjillä ei ole omaa äänentoistoa varattuna vaan se jää tilaajan huolehdittavaksi.
Kysy meiltä tarjousta myös tapahtuman äänentoiston, lavan, teltan ym. suhteen. Kattava yhteystyöverkostomme eri kaupungeista auttaa sinua tapahtuman teknisissä järjestelyissä.

Halutessanne koko tapahtuman tuotanto on myös mahdollista järjestää kauttamme.

Miksi kumppaniksi ohjelmatoimisto?  Ohjelmatoimiston kanssa sopimus on asiakkaalle turvallinen. Kaikki sovitut asiat kirjataan tarkasti ylös ja ongelmatapauksissa ohjelmatoimisto ei jätä asiakasta tyhjän päälle vaan on ammattilainen, joka ratkaisee kiperätkin pulmat.

Yhteydenotot ja asiointi on sujuvaa. Yhteyshenkilö istuu työpöytänsä ääressä tekemässä asiakkaan eteen töitä kun kysymyksiä tai ongelmia esiintyy.

***************************************************************************************************************************************

Yrityksen omalle henkilökunnalle järjestetyt tilaisuudet eivät milloinkaan ole edustusta.

Henkilöstökulut
Yrityksen omalle henkilökunnalle järjestetyt tilaisuudet eivät milloinkaan ole edustusta. Tämä koskee niin koulutus-, kokous- kuin virkistysluonteisiakin tilaisuuksia. Virkistystilaisuuksien osalta verotuskäytännössä on yleisesti hyväksytty vuosittain kaksi koko henkilökunnalle / osastolle työnantajan määräämässä paikassa ja ajankohtana järjestettyä tilaisuutta (esim. pikkujoulut ja kesäpäivät).

Kokous- ja neuvottelukulut
Asiakkaan kanssa pidettävä palaveri tai kokous ja sen yhteydessä tarjottava tavanomainen kahvi- tai lounastarjoilu on kokous- tai neuvottelukulua eikä edustusta. Kokous- ja neuvottelukuluun voi sisältyä myös mahdollinen alkoholipitoinen, mutta tavanomaisena pidettävä ruokajuoma.

Markkinointi- ja neuvottelukulut
Oikeuskäytännössä on markkinointi- ja koulutuskulun käsitettä vuonna 2013 laajennettu.  Muutoksena aiempaan on, että tilaisuuden suuntaaminen ennalta rajatulle joukolle (ns. kohderyhmämarkkinointi) tai tilaisuuden järjestämien ilta-aikaan tai viikonloppuna ei enää automaattisesti tee tilaisuudesta edustusta.
Ratkaisevaa tapauskohtaisessa arvioinnissa on tilaisuuden tosiasiallinen sisältö, tarjoillun tavanomaisuus ja liityntä muuhun ohjelmaan samoin kuin kutsuttavien joukon valikoituminen liiketoiminnallisin perustein. muuttunut tulkinta perustuu seuraaviin ratkaisuihin.

KHO:n päätöksessä (2013:63) kustannusyhtiö järjesti opettajille oppikirjojen esittelyyn ja markkinointiin sekä niiden käyttäjien kouluttamiseen liittyviä tilaisuuksia arki-iltaisin ja viikonloppuisin.ja cocktailtilaisuuksista aiheutuneet kulut olivat puolestaan edustuskuluja, joiden osalta yhtiöllä ei ollut vähennysoikeutta.

Toisessa päätöksessä (2013:64) lääkkeiden valmistusta, maahantuontia ja markkinointia harjoittava yhtiö järjesti lääke-esittelyjä ja tuotekoulutustilaisuuksia lääkäreille ja muulle terveydenhuoltohenkilökunnalle.tyyppisiä lounaita. KHO:n päätöksen mukaa tilaisuuksien järjestämisestä ja niihin liittyneestä tavanomaisesta tarjoilusta aiheutuneiden kustannusten ei katsottu olleen edustuskuluja.

Kolmannessa päätöksessä (2013:65) yhtiö järjesti vuosittain maahantuomiensa eri tuotemerkkien jälleenmyyjinä toimiville kauppiaille ns. kauppiaspäiviä. Yhtiö sai KHO:n päätöksen mukaan vähentää varsinaisen kokousohjelmaosuuden ja siihen liittyvästä tavanomaisesta tarjoilusta aiheutuneet menot   koulutus- ja neuvottelukuluina.  Kauppiaspäivien kokousohjelman jälkeen järjestetyt iltaohjelmatilaisuudet sekä seuraavana päivänä järjestetyt aamusaunat tarjoiluineen samoin kuin osallistujien yöpymisestä aiheutuneet kustannukset katsottiin edustuskuluiksi.

Edustuskulut
Mikäli asiakasta tai yritysvierasta kestitään kokouksen jälkeen tai ilman samassa yhteydessä järjestettävää muuta ohjelmaa, on kyseessä puolestaan edustuskulu. Edustaminen on luonteeltaan vapaamuotoista suhteiden ylläpitoa ja kanssakäymistä. Näissä tilanteissa ei varsinaisesti kouluteta, myydä tai markkinoida mitään ennalta laadittuun ohjelmaan perustuen.

Tilaisuuden luonteen arviointi perustuu edellä oleviin linjauksiin, mutta on luonnollisesti aina tapauskohtaista. Ensiarvoisen tärkeää onkin huolehtia, että tilaisuuden ohjelma, osanottajat sekä  tilaisuuden tarkoitus ja sisällön liityntä liiketoimintaan tulevat dokumentoiduiksi tositteiden yhteyteen riittävällä tarkkuudella.